EMCS VIA GASTON SCHUL

Binnen de EU werd op 1 april 2010 werd gestart met de invoering van EMCS (Excise Movement and Control System) voor het vervoer van alle accijnsgoederen onder schorsing. Wat gaat dit betekenen voor uw bedrijf en welke rol speelt Gaston Schul. Door de electronische afhandeling zorgt Gaston Schul mede voor een betere logistieke doorstroom.

Een ‘geregistreerde afzender' kan vanaf 1 april 2010 goederen onder schorsing van accijns naar de uiteindelijke plaats van bestemming overbrengen. Dit nieuwe systeem kent een aantal interessante elementen, vooral voor de borgstelling. Deze veranderingen hebben impact op het proces van afzenders, vervoerders en ontvangers van accijnsgoederen. Met behulp van de accijnsvergunning van Gaston Schul wordt ingespeeld op deze verandering.

Fraude tegen gaan 

Het uiteindelijke doel van de wetgevende instanties is om grootschalige administratieve fraude tegen te gaan. Maar ook betrokken marktpartijen kunnen profiteren van de nieuwe procedures. Een bijkomend voordeel van de elektronische afhandeling is bijvoorbeeld de optimalisatie van logistieke planningsprocessen, zoals ontvangstvoorbereiding als gevolg van de vroegtijdige in kennisstelling over binnenkomende zendingen.

Nu worden in het algemeen dergelijke accijnsgoederen binnen Europa vervoerd onder schorsing. Dit betekent dat de eindafrekening van de belasting plaatsvindt wanneer de goederen verkocht worden voor consumptie. Zolang de goederen verkeren onder schorsing van rechten, kunnen ze worden opgeslagen en vervoerd tussen magazijnen en distributiecentra zonder de verplichte afdracht van de belastingen.
 

Huidige foutgevoelige papierenprocedure

Accijnsgoederen waarover de heffing nog niet is afgedragen, dienen binnen de EU vervoerd te worden onder begeleiding van een 'administratief geleidedocument'. Dit document kan door Gaston Schul gemaakt worden als de leverancier van de goederen een belastingentrepot heeft, en mag verder alleen worden gebruikt als de ontvanger beschikt over de vereiste vergunning (Vergunning geregistreerd bedrijf, Vergunning niet-geregistreerd bedrijf of Vergunning accijnsgoederenplaats).

Het oorspronkelijke document wordt ingehouden door de geregistreerde vervoerder, en drie kopie-exemplaren begeleiden de goederen. Eén kopie blijft bij het ontvangende magazijn en één gaat terug met een bevestiging van ontvangst en stelt de partij vrij van accijns. Het derde controle-exemplaar dient te worden verstuurd aan de toezichthoudende instantie, de lokale autoriteiten. De accijns wordt voldaan op het moment dat de goederen het accijnzenmagazijn verlaten en er geen enkel ander proces onder schorsing van accijns volgt. Het administratief geleidingsdocument dient daarvoor te zijn vrijgegeven na ontvangst van de goederen op de plaats van bestemming. De vervoerder is verantwoordelijk voor de correcte administratieve afwikkeling.

Ondanks de hierboven beschreven controlerende maatregelen, is het aantal gevallen van administratieve fraude fors toegenomen bij de papieren procedure, vooral met alcohol- en tabaksproducten. Bij een correcte afwikkeling kan het proces al enkele dagen in beslag nemen. Als gevolg van hobbels in de retourstroom van de benodigde papieren gaat het in veel gevallen zelfs om weken of maanden. Zijn de goederen eenmaal verdwenen in het circuit, dan kan het opsporingsproces pas beginnen na een aanzienlijke vertraging.

EMCS - voor wie van toepassing? 

Op 1 april 2010 is in de EU de nieuwe accijnswetgeving van kracht geworden. De invoering van EMCS is van groot belang voor geregistreerde afzenders (nieuwe juridische entiteit met ingang van 1 april), eigenaars van een accijnsgoederenplaats en ontvangers die nu het administratieve geleidedocument krijgen. Bij de invoering van het systeem wordt het vervoer van accijnsgoederen onder schorsing tussen de lidstaten en de bijbehorende documentenstroom elektronisch gecontroleerd en getraceerd. Dit geldt per 1 april voor goederen, die onder schorsing van accijns passeren in het douanevrije verkeer, evenals voor alle accijnsgoederen die zijn geproduceerd en vervoerd worden binnen de EU.

Alle partijen die deelnemen aan het vervoer van accijnsgoederen onder schorsing, worden verplicht om te werken volgens de nieuwe wettelijke bepalingen. Als uitzondering is het vervoer van koffie onder schorsing van accijns vooralsnog niet opgenomen in de eerste fase van EMCS. De hoogte van de belasting voor de afzonderlijke producten verandert niet door de invoering van EMCS.

Wat houden de nieuwe EMCS-processen in?

Een expediteur dient een elektronisch administratief geleidedocument op te stellen dat geldig verklaard is door de autoriteiten in het land van uitvoer. Dit betekent dat de controle op de juistheid van de gegevens gaat plaatsvinden voorafgaand aan het moment waarop de goederen mogen worden verscheept. Bij acceptatie wordt op Europees niveau eenduidig een registratienummer (ARC-nummer) toegekend, welke verwijst naar de betreffende transactie. Een ARC-nummer (Administratieve Referentie Code) bestaat uit een reeks van 21 cijfers en letters. Dit nummer wordt verstrekt door de autoriteiten in het land van verzending en vormt de identificatie van de zending.

In een Europees register van de toegelaten ondernemers vindt de controle plaats op het accijnsnummer, ook wel SEED-nummer (System for Exchange of Excise Data), van de afzender en geadresseerde. Daarna wordt het administratief begeleidingsdocument elektronisch verzonden naar de lidstaat waarvoor de accijnsgoederen bestemd zijn. Gelijktijdig krijgen ook de ontvangende partij en eventueel alle overige betrokkenen bij de transactie een melding. Bij aankomst van de goederen stelt de geadresseerde of diens vertegenwoordigende dienstverlener een ‘ontvangstrapport' op, waarin potentiële tegenstrijdigheden vermeld staan.

EMCS is geen douaneprocedure

EMCS is geen douaneregeling. Echter, de controle wordt uitgevoerd door de douane en de procesgang van de EMCS-procedure is in eerste instantie vergelijkbaar met de NCTS-regeling voor het douanevervoer. Net als bij NCTS, geschiedt de initiatie en afwerking elektronisch, maar de douane kan tussendoor niet worden geadresseerd en ook kan een douanebeambte het proces niet beëindigen. Bij aanvang van het EMCS-proces moet de ontvanger al bekend zijn en alleen deze genoemde partij kan de goederen ook daadwerkelijk ontvangen. Het in een later stadium wijzigen van de ontvanger is uitsluitend toegestaan na formele in kennisstelling van de autoriteiten over de omleiding van het transport.

Ook het nationale en intracommunautaire vervoer van accijnsgoederen onder schorsing die zijn vervaardigd binnen de EU behoren afgewikkeld te worden volgens de nieuwe EMCS-procedure. Voor organisaties die eerder geen bemoeienis hadden met de douane, omdat ze niet grensoverschrijdend handelen, betekent dit dat EMCS ook op een juiste manier ingebed moet worden in hun processen. Het proces voor foutafhandelingsprocedures gebeurt straks immers langs dezelfde elektronische weg.

Belangrijkste voordelen van EMCS

Eenvoud en tijdsbesparing
Het vervangen van papieren geleidedocumenten door een elektronisch proces van acceptatie vereenvoudigt de administratieve taak.Gaston Schul kan deze taak overnemen. Dit bespoedigt de afhandeling van de procedure en resulteert onder andere in een snellere teruggave van de gerelateerde borgstellinggelden.   

Meer veiligheid
Al voordat de goederen worden verscheept, zijn alle gegevens gecontroleerd. Vervolgens garandeert EMCS een snelle en betrouwbare terugkoppeling van het bewijs dat goederen de plaats van bestemming hebben bereikt.

Toezicht
Het vervoer van accijnsgoederen onder EMCS, gebeurt alleen nog met accurate gegevens en onder real-time toezicht. Op grond van een automatische controle van de elektronische administratieve documenten is het risico dat de goederen ongewenst worden verstuurd naar een verkeerde ontvanger als gevolg van foutieve gegevens beperkt.

Tijdschema voor Nederland

In Nederland, net als alle andere EU-lidstaten, treedt EMCS op 1 april 2010 in werking. Echter, wel met een overgangsfase. Na 1 april 2010 kunnen leveranciers, zodra die op EMCS zijn aangesloten voor het verzenden van goederen onder schorsing van accijns, een elektronisch 'administratief document' leveren. Vanaf 1 januari 2011 verdwijnt de procedure met het papieren 'administratief geleidedocument'.  Gaston Schul gaat haar software hiervooraanpassen en inrichten.

Bron: o.a. NT en Kewill