Bedrijven lopen minder risico’s als hun oorsprongsdocumenten in orde zijn.

Na een carrière van ruim 30 jaar bij KVK (Kamer van Koophandel) startte Herbert Snijders in 2013 bij Gaston Schul als specialist Oorsprongszaken. Daar zette hij een nieuwe afdeling op die documenten van oorsprong opstelt en CvO’s (Certificaten van Oorsprong) en EUR.1’s aanvraagt voor goederen die naar niet-EU-landen worden geëxporteerd. Wat hem het meeste aantrekt in zijn werkzaamheden: “Enerzijds de uitdaging om er telkens opnieuw voor te zorgen dat de juiste oorsprongsdocumenten op tijd beschikbaar zijn, anderzijds de samenwerking en het contact met onze klanten.”

Hoe ben je bij Gaston Schul terechtgekomen?

“Ik startte in 1983 bij de Kamer van Koophandel (KVK) en werkte daar dertig jaar lang in diverse functies. Mijn werkzaamheden hadden altijd te maken met het beoordelen en certificeren van oorsprongsdocumenten van goederen die geëxporteerd worden. Vanaf 2013 konden deze certificaten ook elektronisch bij KVK worden aangevraagd. Ik raakte hierover in gesprek met Gaston Schul. Zij wilden een aparte afdeling opzetten voor het opstellen van oorsprongsdocumenten en het digitaal aanvragen van de bijbehorende certificering. Ze zochten een deskundige om deze taak uit te voeren. Van het een kwam het ander en eind 2013 stapte ik hiervoor over naar Gaston Schul. Tegenwoordig verzorgt onze afdeling Oorsprongszaken vanuit Moerdijk de oorsprongsdocumenten en -certificaten voor alle klanten. Dat betekent dat we met alle Nederlandse afzonderlijke vestigingen samenwerken, uitgezonderd Venlo dat zelf de aanvragen voor enkele klanten uitvoert.”

Waaruit bestaan je dagelijkse werkzaamheden rondom KVK oorsprongsdocumenten?

“De afdeling Oorsprongszaken is van begin tot eind betrokken bij de afgifte van oorsprongsdocumenten voor onze klanten. Wij maken het document op, zenden het met speciale software digitaal naar KVK, die controleren de stukken, geven het certificaat af en sturen dat vervolgens digitaal naar ons terug. Vervolgens printen wij de CvO of EUR.1 uit en leveren die af bij de klant om toe te voegen aan de goederen die geëxporteerd worden. Tegelijkertijd beantwoorden we vragen van onze klanten over oorsprongsdocumenten. En dat zijn er best veel. Bij ingewikkelde zaken leveren we maatwerk en kunnen we op verzoek van de klant de deponering van bewijsstukken bij KVK begeleiden. Tot slot geef ik cursussen over de invulling van oorsprongsdocumenten aan medewerkers van klanten, zowel in-company als via onze Academy.”

Waar liggen de risico’s voor bedrijven die internationaal handelen?

“Bedrijven moeten goed op de hoogte zijn van de geldende regels in een land of zich daar goed over laten informeren. Anders lopen ze een risico op extra kosten. Zo zijn er bijvoorbeeld landen waar goederen niet worden toegelaten zonder CvO. Dat zijn bijvoorbeeld Turkije en enkele landen in het Midden-Oosten. Zonder certificaat wordt een exporteur daar geconfronteerd met lange wachttijden waardoor er extra kosten ontstaan, stress bij de klant en ongeduldigheid bij de chauffeur. Ander punt om op te letten is dat er diverse landen zijn waarmee de EU een apart handelsakkoord heeft afgesloten, zoals Oekraïne. Voor dit soort landen is meestal geen CvO vereist en kan worden volstaan met een EUR.1-certificaat dat vaak recht geeft op een hoge korting op de invoerrechten of zelfs vrijstelling ervan. De klanten van exporteurs die deze regels niet kennen, betalen te veel invoerrechten. Dat verslechtert hun concurrentiepositie.”

Op welke wijze kunnen bedrijven deze handelsrisico’s beperken?

“Het is belangrijk dat exporteurs weten wat er in een bepaald land speelt en waar ze op moeten letten. Werk bijvoorbeeld met een checklist om te controleren of aan alle douaneformaliteiten voldaan is en zorg ervoor dat degene die zich hiermee bezighouden over voldoende kennis van de materie beschikken en alle benodigde documenten op tijd in orde hebben. Maar bij veel bedrijven is het regelen van de exportdocumenten nog vaak het sluitstuk van een logistieke operatie. Dat is jammer want zij lopen minder risico’s als hun douanedocumenten op tijd in orde zijn. Laat je hierover indien nodig adviseren en zoek ondersteuning. Dat voorkomt veel onverwachte problemen.”

Wat spreekt je aan in je dagelijkse werkzaamheden in de wereld van de douane en logistiek?

“Dit is een hele interessante afwisselende job waarvan de uitdaging mij niet hoog genoeg kan zijn. Zo was er laatst bijvoorbeeld een vliegtuig met goederen dat niet weg kon omdat het CvO niet aanwezig was. Dat hebben we toen met man en macht in enkele uren voor deze klant kunnen regelen. Echt zo’n opdracht waar je achteraf trots op bent. Daarnaast vind ik het vele contact en de samenwerking met de klanten en collega’s erg leuk en is het heel mooi om te zien dat zowel onze interne processen als die van onze klanten steeds verder verbeteren.”