We groeien uit tot een one-stop shop partner voor alle douanezaken

Interview met Director Consulting Services & Legal Sander van Lent

In deze serie gaat Gaston Schul het gesprek aan met een expert uit de eigen organisatie. Hem of haar wordt gevraagd naar zijn drijfveren. Deze keer Sander van Lent. “Ik ben trots mede vorm te geven aan een organisatie die zich voorbereidt op een ongekende digitaliseringsslag in de logistiek.”

Sinds 2018 is Sander van Lent directeur van de douaneadviespraktijk (de afdeling Legal en Compliance) van Gaston Schul. Hij is een van de voortrekkers van de transformatie van het bedrijf van douaneaangiftekantoor tot one-stop shop partner voor alle douanezaken, zoals aangiftes, consultancy, de afhandeling van juridische douanegeschillen en het verzorgen van opleidingen. Zijn grootste passie: “Ik vind het iedere keer opnieuw inspirerend om de douaneprocessen van onze klanten naar een hoger niveau te brengen en onze organisatie daarin een steeds grotere rol te zien spelen.”

Hoe ben je bij Gaston Schul terechtgekomen?

“Na voltooiing van mijn rechtenstudie werkte ik 5 jaar bij de afdeling haven en handel van een advocatenkantoor. Ik hield me daar onder andere bezig met het opstellen van bezwaarschriften en voeren van juridische procedures tegen navorderingsaanslagen van de douane. Vervolgens werkte ik bij de juridische afdelingen van verschillende multinationals. Daar leerde ik alle ins en outs kennen van de vele aspecten die komen kijken bij het afhandelen van douaneprocessen. In 2010 werd ik compagnon bij een vooraanstaand douaneadvieskantoor dat ik in 8 jaar tijd heb helpen uitbouwen tot een van de vooraanstaande kantoren op dit gebied. In 2018 heb ik mij aangesloten bij Gaston Schul waar Legal & Compliance (feitelijk de consultancyafdeling) nu een belangrijk onderdeel van de dienstverlening is. Daarnaast ben ik lid van het dagelijkse bestuur van de Gaston Schul Group.”

Waaruit bestaan je dagelijkse werkzaamheden?

“Ik ben nu twee jaar bezig met het verder uitbouwen van de afdeling Legal en Compliance. Douanezaken zijn complex en onze klanten hebben er veel vragen over. Hieruit blijkt overduidelijk dat er veel behoefte is aan advies en consultancy op dit gebied. De uitbreiding van deze activiteiten is daarom momenteel een van onze speerpunten. Tegelijkertijd bouwen we het bedrijf uit tot Gaston Schul 2.0, een allround douanekantoor dat slim gebruikmaakt van IT-toepassingen en waar bedrijven met al hun vragen op douanegebied terecht kunnen. Naast het verzorgen van aangiftes geven we advies, behandelen we juridische geschillen en verzorgen we cursussen voor de medewerkers van bedrijven in onze Gaston Schul Academy. Traditioneel bestaan onze klanten vooral uit kleine bedrijven, zoals expediteurs en transportbedrijven. In de toekomst gaan we ons vooral ook op grote klanten (zoals verladers) richten. Daarnaast zijn we dus bezig met een digitale transformatie van onze dienstverlening waarbij onze medewerkers steeds meer een rol als adviseur van onze klanten zullen krijgen.”

Waar liggen de risico’s voor bedrijven die internationaal handelen?

“Er zijn diverse risico’s maar het grootste gevaar dat bedrijven lopen is dat ze een navordering van de douane krijgen. Neem bijvoorbeeld een bedrijf dat koffiekopjes importeert (van Lent tilt een koffiekopje op; red). Als hiervoor de verkeerde goederencode is opgegeven is er wellicht een te laag tarief betaald. Voor één enkel kopje zal dat niet veel uitmaken, maar als het er miljoenen zijn kan dat enorm in de papieren lopen. Kans op een navordering is er ook als de douanewaarde onjuist is opgegeven of als de oorsprongsdocumenten niet in orde zijn. De douane kan tot drie jaar terugkijken waardoor bedragen fors kunnen oplopen en tegelijkertijd is er kans op een boete en strafrechtelijke vervolging. Bedrijven die een navorderingsaanslag krijgen, kunnen daar beroep tegen aantekenen als ze vinden dat deze ten onrechte is opgelegd. Want ook de douane heeft het natuurlijk wel eens mis. Wij kunnen ze daarbij helpen. Liever helpen we bedrijven echter om te voorkomen dat er een navordering wordt opgelegd. Dat kan door aan de voorkant zeker te zijn dat de aangifte juist is.”

Op welke wijze kunnen bedrijven deze risico’s beperken?

“Bij veel bedrijven is er nog te weinig aandacht voor de douanezaken en bungelt dat aspect er nog een beetje bij. Zij kunnen op dit gebied een flinke kwaliteitsslag maken en problemen voorkomen als ze hun douaneprocessen goed inrichten. Dat betekent dat ze hiervoor procedures moeten instellen, bijvoorbeeld door een handboek op te stellen met daarin regels over hoe er aangifte gedaan moet worden, wie dat doet en wanneer, hoe ervoor gezorgd wordt dat de verstrekte informatie juist is en op welke wijze alle documenten aangeleverd moeten worden. Ze moeten er ook voor zorgen dat de medewerkers die zich hiermee bezighouden voldoende kennis van de materie hebben door deze personen op de juiste wijze op te leiden. Bedrijven kunnen hier eventueel verder in gaan en bijvoorbeeld een AEO (Authorised Economic Operator) vergunning behalen. Dan worden ze bijvoorbeeld minder gecontroleerd waardoor ze hun internationale handelsverkeer sneller kunnen afhandelen.”

Wat spreekt je aan in je dagelijkse werkzaamheden in de wereld van de douane en logistiek?

“Veel personen veronderstellen dat de afhandeling van de douaneformaliteiten een wat suffe, saaie bezigheid is. Dat is echter een misvatting. Er komen juist allerlei verschillende interessante aspecten bij kijken. Die aspecten vergen kennis die bedrijven vaak zelf niet hebben. Wij brengen de specialistische kennis in bij die bedrijven. Dat doen we laagdrempelig waarbij we onze klanten laten zien hoe ze zelf zaken kunnen aanpakken. Ik vind het heel inspirerend om organisaties op deze wijze te ondersteunen bij het verbeteren van hun douanewerkzaamheden.”

Stel je vraag aan onze adviseurs

Heb je na het lezen van dit artikel vragen over trade compliance of andere douaneonderwerpen? Je kunt ze altijd stellen aan Sander of een andere douaneadviseur. Ze helpen je graag.