Privacybeleid van Gaston Schul

Gaston Schul bestaat uit Gaston Schul B.V., Gaston Schul Customs B.V., Gaston Schul VAT B.V., GS e-biz B.V., Gaston Schul Legal & Compliance B.V., Gaston Schul Deutschland GmbH, Gaston Schul Customs GmbH, Gaston Schul VAT GmbH, Gaston Schul N.V., Gaston Schul B.V.B.A., Gaston Schul VAT B.V., Gaston Schul Belgium B.V. en Gaston Schul Facilities B.V., hierna in zijn geheel te noemen Gaston Schul. U kunt ons bereiken op Kazernestraat 10, 5928 NL te Venlo, +31 77 324 60 25.

Gaston Schul hecht belang aan een juiste dienstverlening op het gebied van douane- en overige grensoverschrijdende afhandelingen. Maar hecht ook waarde aan de privacy van onze klanten en medewerkers. Hierbij houdt Gaston Schul zich aan de General Data Protection Regulation (GDPR) en de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

In deze privacyverklaring lees je hoe wij omgaan met jouw én onze privacygevoelige gegevens. Wij geven duidelijkheid over het waarom, hoe, jouw toestemming, jouw rechten en onze maatregelen doordat wij:

  • duidelijk vermelden voor welke doelen wij privacygevoelige gegevens verwerken;
  • vermelden op welke manier wij dit soort gegevens verwerken en voor welke duur;
  • jouw toestemming vragen om dergelijke gegevens te mogen verwerken;
  • eenieders rechten respecteren met betrekking tot privacygevoelige gegevens;
  • passende maatregelen nemen om onze en jouw gegevens te beschermen, zowel in onze eigen activiteiten als in die van onze leveranciers.

Mocht je na het lezen van deze privacyverklaring toch nog vragen hebben, kun je jouw vragen hier stellen: GDPR@gaston-schul.com.

Waarom verwerken wij privacygevoelige gegevens

Er zijn verschillende doelen waarvoor wij privacygevoelige gegevens moeten verwerken en in enkele gevallen ook bewaren. Dit gebeurt vanaf het moment dat je contact opneemt met één van de vestigingen of entiteiten van Gaston Schul. Of je dat doet per telefoon, mail, het contactformulier, onze websites, via social media of face-to-face.

Wij verwerken:

  • voor-en achternaam
  • telefoonnummer
  • mailadres
  • IP-adres

Klanten: voor het verrichten van onze dienstverlening hebben wij soms privacygevoelige gegevens nodig zoals naam, functie, mailadres, telefoonnummer. Doorgaans betreft het hier bedrijfsgegevens. In enkele gevallen hebben wij een kopie paspoort nodig. Gegevens worden opgevraagd in het relatieformulier maar ook bij volmachten (I)DV, BFV, AFV en offertes en zijn nodig voor de afwikkeling van onze dienstverlening.
Toeleveranciers en verwerkers: soms is het nodig of zelfs wettelijk verplicht om privacygevoelige gegevens van onze klanten en medewerkers te verwerken.
Sollicitanten: wanneer je bij ons solliciteert, vragen wij je om jouw CV aan ons te mailen. Wij bezitten dan jouw mailadres en de gegevens die je zelf in jouw CV vermeldt. Uiteraard hebben wij deze gegevens nodig om jouw sollicitatie te kunnen verwerken.
Medewerkers: wanneer je bij ons in dienst bent, hebben wij privacygevoelige gegevens van je nodig. We gebruiken deze voor onder andere jouw VOG (Verklaring Omtrent het Gedrag), de salarisverwerking, pensioenen, verzekeringen, (in enkele gevallen) gerechtsdeurwaarders, opleidingsinstituten, veiligheidsdoeleinden en een juiste administratie.

Op welke manier verwerken wij privacygevoelige gegevens

Klanten: privacygevoelige gegevens worden enkel beperkt opgevraagd waar nodig zoals bij volmachten (I)DV, BFV, AFV en offertes. Jouw naam, telefoonnummer en emailadres worden op­gevraagd als je contactpersoon bent. In zeldzame gevallen wanneer het gaat om betalings­verkeer, vragen wij een kopie ID welke wij digitaal opslaan zonder pasfoto, MRZ (Machine Readable Zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en BSN.
Toeleveranciers en verwerkers: wij vragen van onze toeleveranciers en verwerkers dezelfde zorgvuldigheid met betrekking tot jouw privacygevoelige gegevens. Dit borgen wij door onze toeleveranciers en verwerkers te verzoeken om ons een verwerkersovereenkomst te verstrekken.
Sollicitanten: wij bewaren jouw sollicitatiebescheiden voor de duur van de vacature waar je op heeft gereageerd. Na afronding van de vacature vernietigen wij alle sollicitatiebescheiden. Mochten wij echter jouw gegevens in file willen bewaren omdat we van mening zijn dat zich in de nabije toekomst passende vacatures kunnen voordoen, dan vragen wij expliciet of wij jouw gegevens mogen bewaren voor de maximale duur van een jaar.
Medewerkers: wij hebben jouw gegevens nodig voor de personeelsadministratie, bezetting op kantoren, de betaling van jouw salaris, organiseren van jouw verzekeringen en pensioen, UWV, arbodienst en om overheidsinstanties van informatie te voorzien.

Uw toestemming voor de verwerking van privacygevoelige gegevens

Wanneer wij privacygevoelige gegevens nodig hebben, vragen wij je expliciet om jouw toestemming. Geef je geen toestemming, dan kunnen wij een correcte afhandeling van onze diensten of jouw salaris, pensioen, verzekeringen en veiligheid niet meer garanderen.
De door je gegeven toestemming mag door je altijd worden ingetrokken. Wij vragen je om dit schriftelijk aan te geven.

Rechten met betrekking tot jouw privacygevoelige gegevens

Je heeft te allen tijde het recht om te weten hoe er met jouw gegevens wordt om gegaan en je kan hier invloed op uitoefenen. Je hebt het recht om gegevens in te zien, te wijzigen, te laten verwijderen, door te (laten) sturen aan derden en boven alles het recht op informatie. Je kunt dit doen door contact op te nemen met jouw vaste contactpersoon of via GDPR@gaston-schul.com. Ook heeft je het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Gaston Schul behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring en haar beleid te wijzigen indien daar noodzaak toe bestaat. Controleer daarom regelmatig onze website om te zien welk beleid wij hanteren. Hebben de wijzigingen grote impact op de manier waarop wij met jouw privacygevoelige gegevens om gaan, dan zullen wij je daarover actief informeren.

Maatregelen: beveiliging, publicatie, derden

Wij nemen diverse maatregelen om te voorkomen dat jouw gegevens in handen van onbevoegden komen. Deze beveiligingsmaatregelen zijn organisatorisch en technisch van aard. Ook passen de maatregelen bij de aard van de privacy gevoeligheid.
Gaston Schul gebruikt alleen technische en functionele cookies en analytische cookies die geen inbreuk maken op jouw privacy. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op jouw computer, tablet of smartphone. Het zorgt ervoor dat de website naar behoren werkt en onthoudt bijvoorbeeld jouw voorkeursinstellingen. Je kunt zich afmelden voor cookies door jouw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat.
Wij behandelen jouw privacygevoelige gegevens vertrouwelijk en publiceren deze niet.
Ook worden uw privacygevoelige gegevens niet zonder reden aan derden verstrekt. Wij verstrekken enkel jouw privacygevoelige gegevens aan derden wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een bepaalde dienst. Voor medewerkers geldt dat wij privacygevoelige gegevens mogen en moeten verstrekken aan de arbodienst, UWV, pensioenuitvoerder en verzekeraars.

Met derden (alle partijen die om wat voor reden dan ook te maken krijgen met jouw en onze privacygevoelige gegevens) wordt een verwerkersovereenkomst gesloten, zodat ook bij deze derden jouw privacygevoelige gegevens zorgvuldig worden beheerd.

Heb je de indruk dat jouw gegevens niet goed beveiligd zijn? Zie je aanwijzingen van misbruik? Of heb je vragen over onze maatregelen? Stel deze dan gerust: GDPR@gaston-schul.com.