Passar: Was die digitale Transformation des Schweizer Zolls für Ihr Unternehmen bedeutet.

Für Unternehmen, die Waren durch die Schweiz bewegen, ist Passar deshalb weit mehr als eine technische Umstellung. Es ist ein struktureller Wandel mit direkten Auswirkungen auf Verantwortlichkeiten, Datenqualität und operative Steuerung.

Die entscheidende Frage ist nicht, ob Passar Ihr Unternehmen betrifft. Die Frage ist, wie gut Sie darauf vorbereitet sind.

Von der Zollanmeldung zur Datenverantwortung

Mit Passar führt das Bundesamt für Zoll und Grenzsicherheit der Schweizerischen Eidgenossenschaft ein neues digitales Warenverkehrssystem ein. Bestehende Systeme wie NCTS und E-dec werden schrittweise abgelöst und durch eine vollständig elektronische, strukturierte Datenumgebung ersetzt.

Die Einführung von Passar erfolgt etappenweise:

• 2023: Durchfuhrverfahren (Transit)
• 2024 bis 2025: Ablösung des Ausfuhrsystems
• Ab 2026: Einfuhrverfahren 
• Bis 2027: Teilweise paralleler Betrieb von Alt- und Neusystemen

Gerade diese Übergangsphase erhöht die Komplexität. Viele Unternehmen werden zeitweise in zwei Systemwelten gleichzeitig arbeiten müssen – mit unterschiedlichen Datenstrukturen, Prozessen und Validierungslogiken.

Für größere Versender und Logistikdienstleister steigt damit das Risiko insbesondere in drei Bereichen:

1. Datenintegrität
2. Prozesskonsistenz
3. Grenzüberschreitende Koordination

Bei Passar geht es nicht darum, dieselbe Zollanmeldung einfach in einem anderen Format einzureichen. Passar verlangt eine höhere Datengenauigkeit, eine frühere Validierung und klar nachvollziehbare Prüfpfade.

Was sich strategisch für größere Unternehmen verändert

Für Unternehmen mit komplexen Lieferketten, mehreren Warenflüssen oder dezentral organisierter Zollverantwortung schafft Passar eine neue Dimension von Transparenz – und damit auch von Verantwortung.

1. Datenqualität wird geschäftskritisch
Fehlerhafte Zolltarifnummern, unvollständige Datensätze oder inkonsistente Bewertungslogiken werden früher und systematischer erkannt. Digitale Kontrollen lassen deutlich weniger Spielraum für nachträgliche manuelle Korrekturen.

Die Verantwortung verschiebt sich damit weiter in Richtung Stammdaten und interne Vorprozesse.

2. Parallele Systeme erhöhen den operativen Druck
Bis 2027 müssen Unternehmen unter Umständen alte und neue Systemumgebungen gleichzeitig managen.

Ohne zentrale Übersicht kann das zu Folgendem führen:

• Doppelte Workflows
• Mehr Ausnahmebehandlungen in den Arbeitsabläufen
• Unklare interne Zuständigkeiten
• Weniger Transparenz über einzelne Warenflüsse hinweg

3. Anmelder:innen tragen mehr strukturierte Verantwortung
Mit Passar wird digitale Verantwortlichkeit stärker formalisiert. Die Person, die die Zollanmeldung einreicht, muss sich auf strukturierte und korrekte Daten aus dem Unternehmen verlassen können.
Das erfordert eine enge Abstimmung zwischen Logistik, Einkauf, Finanzabteilung und Zollverantwortlichen.

Das Risiko, den Wandel zu unterschätzen

Viele Unternehmen betrachten Passar als rein technische Systemumstellung. Das greift zu kurz.

Passar ist Teil einer breiteren europäischen Entwicklung hin zu:

• Digitaler Validierung in Echtzeit
• Strukturiertem Datenaustausch
• Sinkender Toleranz gegenüber papierbasierten Prozessen
• Mehr Transparenz bei Audits und Kontrollen

In der Praxis bedeutet das:

• Weniger Spielraum für nachträgliche Korrekturen
• Stärkere Prüfung von Unstimmigkeiten
• Eine stärkere Angleichung an die digitalen Zollreformen in der EU

Für größere Versender und Logistikdienstleister stellt sich damit eine entscheidende Frage: Haben Sie heute genügend Übersicht und Kontrolle über Ihre Schweizer zollrelevanten Daten?

Wie Sie sich strategisch vorbereiten

Passar sollte mehr auslösen als nur eine IT-Diskussion. Es sollte eine umfassende Überprüfung Ihrer zollrelevanten Arbeits- und Organisationsabläufe anstoßen.

Diese fünf Schritte helfen, Risiken frühzeitig zu reduzieren:

1. Qualität der Stammdaten überprüfen
Prüfen Sie die Richtigkeit von Tarifierung, Ursprung und Bewertung. Identifizieren Sie wiederkehrende manuelle Korrekturen.

2. Schweizer Warenflüsse transparent abbilden
Schaffen Sie Klarheit darüber, wo Durchfuhr-, Ausfuhr- und künftig Einfuhrverfahren innerhalb Ihrer Organisation angesiedelt sind.

3. Interne Stakeholder aufeinander abstimmen
Stellen Sie sicher, dass Finanz-, Einkaufs- und Supply-Chain-Teams die Auswirkungen auf Daten und Prozesse verstehen.

4. Integrationsfähigkeit beurteilen
Prüfen Sie, ob Ihre Daten bereits so strukturiert sind, dass sie digital übermittelt und effizient validiert werden können.

5. Nach Möglichkeit zentrale Steuerung schaffen
Gerade in Phasen paralleler Systemnutzung reduziert eine koordinierte Governance operative Risiken und schafft mehr Kontrolle.

Für Unternehmen, die in mehreren europäischen Märkten tätig sind, ist Passar kein rein schweizerisches Thema. Die Entwicklung ist Teil eines umfassenderen digitalen Wandels im Zollumfeld, der über Landesgrenzen hinausgeht und eine einheitliche Governance sowie grenzüberschreitende Steuerung verlangt.

Sind Sie bereit für Passar und die Zukunft des Schweizer Zolls?

Passar ist weit mehr als die neue Zollplattform der Schweiz. Das System steht für den Übergang zu strukturierten, digitalen Zollprozessen in Europa. Während Behörden sich zunehmend von der Verarbeitung einzelner Dokumente hin zur Steuerung strukturierter Daten bewegen, steigen auch für Unternehmen die Anforderungen an Transparenz, Governance und operative Kontrolle.

Wer Waren durch die Schweiz bewegt, sollte Passar deshalb nicht als isolierte Systemumstellung betrachten. Es geht um die Frage, wie gut Ihre Daten, Prozesse und Verantwortlichkeiten auf ein digitalisiertes Zollumfeld ausgerichtet sind.

Unternehmen, die sich frühzeitig vorbereiten, schaffen die Voraussetzungen für einen kontrollierten Übergang. Wer zu spät reagiert, läuft Gefahr, gerade während der Phase paralleler Systeme unter erhöhtem operativem Druck handeln zu müssen.

Wenn Sie Waren durch die Schweiz bewegen und einschätzen möchten, welche Auswirkungen Passar auf Ihre Abläufe hat, unterstützen wir Sie bei der Bewertung:

• Ihrer aktuellen Datenreife
• Ihrer Zollprozesse und Arbeitsabläufe
• Ihren Risiken während der Übergangsphase

Eine strukturierte Überprüfung heute reduziert operative Belastungen morgen. Im digitalen Zollumfeld sind Daten nicht länger nur unterstützende Informationen. Sie bilden die Grundlage der Zollanmeldung.